科普之窗

包容性设计:办公室的未来

冯杰

2023-06-21 02:58

乔治·马瑟(George Musser) 安 君
光明日报( 2023年06月15日 14版)

尽管开放式办公室设计的初衷是为了增进合作,但研究发现,有时候这种办公环境反而会减少交流的时间。刚刚过去的新冠疫情更是给这种办公模式带来了极大的冲击。那么未来,办公室又将如何演变呢?

1.办公室空间的变化与挑战

1967年,美国杜邦公司拆除了它位于美国特拉华州的一栋办公楼,然后将那里改造成了开放式办公空间:几乎所有员工都要处在一个大空间、低隔断的办公区内。公司还在一个角落布置了一处带扶手椅和茶几的休息区。这些陈设由著名的设计师埃罗·沙里宁设计而成。这使杜邦公司成了美国第一家采用开放式办公室的大型企业。

事实上,开放式办公遵循的是由一群德国建筑设计师最早提出的一种办公室空间设计理念。这些设计师认为,公司的发展越来越依赖专业人员——或者说是知识型员工(knowledge workers,这是在1959年创造出来的词),这类员工需要寻求更多合作机会并反感公司的等级制度。当时,杜邦公司将氟利昂制冷剂事业部安排在新的开放式办公室内。后来,氟利昂因破坏地球臭氧层,自1987年开始逐步退出历史舞台。然而,开放式办公室的理念却已经广泛传播开来。根据一家全球性的建筑设计公司根斯勒(Gensler)的调查,截至2020年,美国有三分之二的知识型员工在开放式办公室里工作。

然而,一些研究证实,开放式办公室并没有实现它设定的主要目标——增进合作。相反,研究人员发现,这种办公模式有时甚至会增加员工之间的疏离感,并可能加剧职场性别歧视和健康问题。

不过,这些研究中,没有哪一个比一场突如其来的“全球性实验”给开放式办公模式带来的冲击力更大——过去三年里所经历的新冠疫情使企业确信,开放式的空间设计很糟糕。这场全球性实验表明,过去常常在办公室里工作的人,大多数也能在家里把工作做好。此外,新冠疫情还给大家提了个醒,开放式办公室其实是个病菌的“培养皿”。其实,这一点从前就有人提出过:1995年芬兰的一项研究表明,共用一间办公室会导致一年内多次感冒的风险增加三分之一,这与父母们面临的问题相当——儿童在托儿所和学校里很容易感冒,从而使他们父母感冒的风险大大增加。

根斯勒公司在2021年的另一项调查中发现,调查对象中有近三分之一表示希望可以一直居家办公,还有一半的人更喜欢“居家+办公室”的混合办公模式——理想情况是每周有两天在办公室工作,其余时间为居家办公。这些新的办公模式颠覆了企业办公室的模式。之前有许多公司为了塞下更多人而不断缩减工位空间,如今则差不多有一半的场地都是空闲的。办公室原本是供员工工作的场所,但“这种模式已经不再适用”,英国安格利亚鲁斯金大学的商学教授艾莉森·赫斯特说,她曾对开放式办公室做过多项案例研究。

如今,设计师正在重新思考实际应用开放式办公室时所遭遇的问题,而不再过度关注它的理念。尤其是他们正在做出更多适用于不同工作形式的设计方案。这种设计趋势与如今倡导的“包容性设计”(inclusive design)理念有所重叠。包容性设计的目标是为一些难以适应传统办公室的人(包括听障人群和孤独症人群等)提供支持,通过在建筑设计上作出适当变化,从而减轻这些人的不适,以及改善工作效率低下的问题。其中的一些变化大体上也适用于解决这些人在开放式办公室里遇到的问题。这或许可以使公司改变办公空间运作的方式,尤其是当它们因房租成本等,而不愿给员工留出私人空间时。

举个例子,加文·博拉尔德是澳大利亚的一名信息技术经理,他在自己的博客中讲述过自己作为孤独症患者的经历。同时,他还是听障人士,需要使用助听器。博拉尔德表示:“我一直在为开放式办公室的声学设计而苦恼,因为我在那里很难确定自己说话的声音有多大,并且很难在其他人小声说话时听清楚。”孤独症人群和听障人群也不喜欢开放式办公室里刺眼的灯光、视觉上的混乱,以及伴随而来的脆弱感。

这些抱怨非常普遍。柯尔斯滕·林德史密斯也是一位孤独症博主,她表示:“我们孤独症人群就像‘矿井里的金丝雀’。或者说,我们的需求与普通人的并没有什么不同,只是更加明确和强烈。”因此,这些孤独症人群往往会站出来表达自己的感受和需求,从而为所有人带来一个更好的办公环境。开罗美国大学(the American University in Cairo)的建筑师玛格达·穆斯塔法表示:“当你了解边缘人群的需求后,就可以为主流人群提供更好的设计。”

2.不同办公室模式的评价

在过去几十年关于办公室心理学的所有研究成果中,有两项发现脱颖而出。首先,研究发现开放式办公室反而使人们更难合作。1984年,美国布法罗社会和技术创新组织(BOSTI)报告了它对70家公司的约4000名员工的调查结果。在开放式办公室里工作的调查对象表示,他们会避免相互交谈,以免打扰附近的人或泄露公司机密。BOSTI的这项调查是基于调查对象自我报告的数据。2018年,美国哈佛商学院的伊桑·伯恩斯坦和斯蒂芬·图尔班通过采用更客观的测量方法,证实了这一结论。伯恩斯坦和图尔班让两家公司的152名员工佩戴传感器,以便追踪他们的活动。结果表明,从独立办公室搬到开放式办公室后,员工们面对面交流的时间反而下降,只有原来的三分之一。

第二个发现是,工作职能和性别等因素会影响人们对开放式办公室的态度。例如,在早期的调查中,文书工作人员表示他们更喜欢开放式办公室,因为这可以使他们在整理文件或誊抄备忘录时与其他人交谈。

另外,还有一种在20世纪90年代早期成为流行与热门的设计风格:无固定工位办公室(non-territorial office),它不仅拆除了传统办公室的墙壁,还打破了固定工位的限制。与此同时,它也衍生出了一系列不同的办公模式。例如,有一些公司建立了一种“旅馆式”的办公系统,员工需要提前预约一个使用某间办公室或某个工位的时间段。另一些公司则开启了“办公桌轮用制”(hot desking),员工不得不像学生在学校食堂里那样抢占工位。根据根斯勒公司2020年的调查,美国知识型员工中不再有固定工位的比例约为10%。

对无固定工位办公模式的评价呈两极分化。例如在根斯勒公司的调查对象中,针对无固定工位的评价就分成了两派,有的人表示最讨厌没固定工位,有的人却最推崇这种办公方式。2008年,瑞典皇家理工学院的克里斯蒂娜·博丁·丹尼尔松和瑞典卡罗林斯卡学院的统计学家伦纳特·博丁调查了瑞典斯德哥尔摩26间办公室的469名员工。根据他们自我报告的结果,相比于独立办公室和无固定工位办公室(例如流动办公室),开放式办公室里有固定工位的员工的健康状况和工作满意度最差。丹尼尔松表示:“流动办公室似乎比传统意义上的开放式办公室更受欢迎,而且在某些情况下甚至比独立办公室更有优势。”无固定工位办公室里的员工不再拥有个性化的工位,但却获得了掌控权——他们可以在需要交流想法时围坐在一张公用桌子周围,然后在需要集中注意力时退回到一个不受打扰的地方。

但想要实现这一点,一个很重要的前提条件是,办公室必须要有大量可以安静工作的地方。2019年,丹尼尔松和瑞典斯德哥尔摩大学的托雷斯·特奥雷尔调查了一些采用办公桌轮用制的办公室,它们有的是缩减了休息室空间,有的是办公空间不足以满足所有人的工位需求,这使得员工对这种办公模式非常不满。也就是说,如果企业选择无固定工位办公室的目的只是为了塞下更多的员工,那么这种办公模式就失去了它原本的优势。

不幸的是,实际情况往往就是这样的。法国高等经济商业学院的英格丽·纳皮和哈亚尔·埃迪尔在2021年发表了一项研究,采访了16名负责制定公司决策的管理人员和咨询师。这些人表示,他们之所以决定推行办公桌轮用制等无固定工位办公模式的主要原因在于,减少租金和水电费等成本。他们承认省下来的钱可能会被一些隐性成本抵消,例如工作效率降低和病假增多,但是这些因素似乎并没有影响他们的决策。

3.对办公模式的不同需求

建筑师和设计师逐渐意识到,没有一种办公模式适用于所有人。自20世纪90年代起,建筑师和设计师开始根据部门职责的不同设计不同的办公空间,以适应不同的办公需求。例如,会计部门可能会是工位和会议室的传统组合,而营销部门则往往会摆着沙发和白板。根斯勒公司的战略总监阿朗索·托莱多说:“这种方法更能实现办公空间的量身定制。”他表示,他的团队是基于员工调查以及对日常工作的描述来设计办公空间的。

当设计师与听障人士、神经多样性人士(neurodivergent,包括孤独症患者等神经运作方式与常人不同的人群)和残疾人权益倡导者合作时,关注人类天生的差异是一个核心的设计原则。穆斯塔法等人专门为这些群体进行空间设计。他们认为,他们的工作可以为办公室设计提供更广泛的信息。事实上,开放式办公室的弊端通常是在感官体验上,比如噪声、让人头痛的灯光和视觉冲突,这些恰好是听障人群和孤独症人群特别敏感的地方。非孤独症人群可能不会提出诉求,但对听障人群和孤独症人群来说,这可能已经逼近他们的容忍极限了。

开放式办公室能够让听障人群看清楚其他人以便打手语回应,因此他们通常更喜欢这种办公模式。但这种办公环境不能过于开敞,否则其他人的活动可能会一直吸引他们的注意力而导致眼疲劳。当视野开阔程度恰好合适时,“我们能够看到对方并知道他们的位置,从而可以与他们交流。”汉塞尔·鲍曼说。鲍曼是一位居住在美国华盛顿哥伦比亚特区的设计师,他领导的美国加劳德特大学团队建造了一个“听障人士空间”。“我认为听障人士的需求与人们一直以来的办公需求有相似之处。”

罗伯特·T.西尔瓦奇是一名有听力障碍和视觉障碍的设计研究员,曾与鲍曼合作建造了“听障人士空间”。西尔瓦奇比对了两家他工作过的建筑公司。第一家公司的空间非常大,像飞机库一样,里面布置着一排排的工位。“通常情况下,我并不喜欢这样的布置方式。”他说,“但是这种办公室的办公体验却非常好。”而且每个团队各占一排。这种功能分区清晰的空间有助于西尔瓦奇与其他同事交流。然而,另一家公司的空间布局就没有这么清晰了。它很有格调但却像迷宫一样复杂,而且没有为各个团队提供专用的会议室。他说:“我很难知道不同空间的主要职能是什么。”

张雨诗是美国耶鲁大学公共卫生专业的硕士生,也是一位神经多样性人士。之前她曾在一家报社工作,那里的办公室大而开敞——孤独症人群常常会将这种空间称为噩梦。但她却在这间办公室感到很舒服,因为那里的背景噪声很低,还有提供自然光线的大窗户。后来,她搬到美国,在一家保险公司工作。这里的办公室由一个个小隔间组成,很少有自然光。这里比之前的办公室提高了私密性,但也意味着她和同事之间的交流仅限于闲谈,而包括她在内的许多孤独症人群其实非常讨厌闲谈。“我第一次来这里的时候,如果有人问我,‘你好吗?’我真的不知道怎么回答这个问题。”她说,“我会站在那里,心里想,‘你是真的想知道我现在过得怎么样吗?’”此外,她也十分想念办公室里拥有自然光线的时光。“我感觉室内的强光太‘吵’了,”她回忆道,“它就像一直在对我尖叫一样,我的耳朵特别疼。”三个月后她就辞掉了这份工作。

鲍曼和穆斯塔法都是美国纽约一家设计咨询公司——“混合设计”(MIXdesign)的咨询师,他们会把针对神经多样性人群和听障人群的设计原则融合在一起。例如,减少视觉干扰和噪声,这对孤独症人群和使用助听器或人工耳蜗的人都有好处。而在走廊和过道增加休息空间,既可以让孤独症人群喘口气,又能让听障人群避开来往的人来打手语。

但并不是所有特征都能让双方共同受益。一间可以让听障人群看清楚的房间,可能会使孤独症人群受到过度刺激。加宽走廊可以为听障人群提供更多空间来打手语,但却可能会使视觉障碍的人更难找到路。穆斯塔法表示:“我们公司的宗旨之一就是,确保这种混合交叉的方法不会只为一个群体提供便利,而阻碍另一个群体的活动。”通常情况下,他们能做的就是创造多样性,从而营造一系列空间,使每个人都能从中各取所需。

4.倾听员工的心声

包容性设计最重要的创新之处也许并不是设计本身,而是设计的过程。大多数经历过办公室改造的人都有这种体会:公司征求员工的意见,与其说是为了让他们给设计提供参考信息,不如说是为了让他们默认高层管理人员已经做出的决定。詹妮弗·考夫曼-布勒是美国普渡大学的设计史学家,写过一本关于采用和推广开放式办公室的书。考夫曼-布勒指出:“(公司管理者经常会)说,‘基层员工和普通员工真的不需要参与决策过程,我们只需要给他们一种参与的错觉就可以了。’”

然而,包容性设计则采用了保障残疾人权利的原则:“没有我们的参与,就不能做关于我们的决定。”听障人群尤其具有一种强烈的包容性意识。他们在酒吧聚会时经常会发生这样的事情:“他们会先移动所有的桌椅,从而让大家看见彼此;每个人也非常在意室内照明和背景噪声。”鲍曼描述说,“而酒吧经理总是会因为他们挪动桌椅而感到不快。”

但迄今为止,鲍曼和他在“混合设计”公司的同事还没有将这些设计原则应用于实际的办公室,他们目前主要专注于学校和博物馆的设计。即便是这些高度重视无障碍设计的机构,设计师也不得不向这些机构证明相关额外费用的合理性和必要性,因此往往需要指出包容性设计会带来的长期利益。“这可能是我们工作中最具挑战性的部分。”穆斯塔法说。

托莱多表示,他正在鼓励企业将新冠疫情作为一次发展的契机。“在我看来,我们似乎不必强制要求公司提供办公室。”一些公司正在完全转向远程办公,并且尝试通过定期团建等其他方式来建立良好的员工关系。另外,托莱多说,尽管共用一间办公室的员工能够获得平等的工作资源,但还有其他方式可以实现资源的合理分配。例如,许多公司正在为居家办公的员工支付网费并购买人体工学椅,而且美国的一些州甚至要求公司必须这样做。

这些想法让鲍曼看到了包容性设计的巨大前景。随着居家办公的人数增多,公司不再需要那么多的办公室,业主也正在考虑将办公楼改造成公寓大楼。这些同时拥有办公和居住空间的新建筑,可能很容易打造成更具包容性设计的特点:充足的自然采光,更安静的空气处理系统,以及最重要的一点——多样性。

鲍曼表示,未来办公空间里也许“既有比较私密的空间,又有视野开阔的地方”。而且一栋建筑可能是住宅与联合办公空间的融合体,这不仅可以支持多样化的工作模式,还能为一些特殊人群创造可满足他们独特需求的空间。

没人知道办公室演变的下一步会是什么——企业和员工将不得不与这种不确定性共存,并且要敢于尝试。“就像来自恒星的光携带着远古的秘密一样,”托莱多说,“一直以来,我们对办公室的新设计反映的其实也是它过去的样子“。


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